Regulamin

1. 14. Noc Kulturalna w Częstochowie jest cyklem imprez artystycznych i kulturalnych, odbywającym się w Częstochowie w nocy 16/17 września 2017 r. Wydarzenia w przestrzeni publicznej odbywają się w godzinach od 18:00 16 września do 4:00 17 września.
 
2. Organizatorem Nocy Kulturalnej w Częstochowie jest Ośrodek Promocji Kultury „Gaude Mater” w Częstochowie, z siedzibą przy ul. Dąbrowskiego 1, 42-200 Częstochowa.
 
3. Partnerem Nocy Kulturalnej w Częstochowie jest osoba fizyczna, osoba prawna (instytucja kultury, organizacja pozarządowa, przedsiębiorstwo itp.), która zostanie zatwierdzona przez Organizatora do realizacji programu Nocy Kulturalnej w Częstochowie. Partner bierze czynny udział w Nocy Kulturalnej w Częstochowie, spełnia wymogi Regulaminu i umowy z Organizatorem.
 
4. Organizator samodzielnie ustala program Nocy Kulturalnej w Częstochowie, na który składają się wydarzenia przygotowane przez Partnerów.
 
5. Biletem wstępu na poszczególne imprezy 14. Nocy Kulturalnej jest karnet w cenie 15zł. Wpływy ze sprzedaży karnetów przeznaczone będą na dofinansowanie projektów w ramach Nocy Kulturalnej 2018.
 
Otwarty nabór projektów
 
6. Otwarty nabór projektów ma charakter konkursowy – zgłoszenia zostaną poddane weryfikacji pod kątem merytorycznym, artystycznym, organizacyjnym i finansowym.
 
7. Wybór ofert i zatwierdzenie wydarzeń składających się na program 14. Nocy Kulturalnej w Częstochowie leży w gestii Organizatora – zgłoszenie nie jest równoznaczne z zakwalifikowaniem do programu.
 
8. Organizator dokona oceny zgłoszeń, uwzględniając następujące kryteria:
 a) kooperacja – projekty organizowane przez kilku partnerów, łączące różne środowiska twórcze; kooperacja powinna mieć charakter unikatowy, powinna być stworzona na potrzebę Nocy Kulturalnej;
 b) innowacyjność – wydarzenia dedykowane Nocy Kulturalnej, uwzględniające jej charakter, stworzone z myślą o prezentacji podczas tego projektu, premiery, prezentacje własnej twórczości w nowym kontekście;
 c) kontekst częstochowski – zaangażowanie artystów pochodzących z Częstochowy, nawiązywanie do historii miasta, jego specyfiki, prezentacja dorobku kulturowego Częstochowy, zainicjowanie i kontynuacja współpracy artystów i animatorów spoza Częstochowy z przedstawicielami środowisk lokalnych;
 d) wysoka wartość merytoryczna lub artystyczna;
 e) angażowanie odbiorców – nastawienie na interakcję z uczestnikami Nocy Kulturalnej;
 f) preferowane będę projekty odbywające się w centrum miasta (Al. Najświętszej Maryi Panny i jej bezpośrednie sąsiedztwo).
 
9. Aby wziąć udział w otwartym naborze projektów na 14. Noc Kulturalną, Partner zobowiązany jest przedstawić Organizatorowi swoją ofertę w wyznaczonym terminie (od 1 marca do 30 kwietnia 2017 r.).
 
10. Podpisaną ofertę Partner może złożyć osobiście w siedzibie Ośrodka Promocji Kultury „Gaude Mater” lub przesłać jej skan na adres kasia@gaudemater.pl. Formularz wniosku jest dostępny na stronie http://gaudemater.pl/ oraz http://noc.czestochowa.pl/.
 
11. Każda zgłoszona oferta powinna stanowić opis pojedynczego projektu artystycznego. Jeśli Partner zgłasza kilka projektów, powinien złożyć odpowiadającą temu liczbę odrębnych ofert.
 
Konsultacje
 
12. W terminie od 1 do 31 maja 2017 r. Organizator przeprowadzi z Partnerami konsultacje w zakresie spójności ofert z całym planowanym programem Nocy Kulturalnej i możliwości ich dofinansowania.
 
13. W ramach konsultacji za zgodą Partnerów może zostać zmieniona zawartość merytoryczna oferty, warunki techniczne, czas imprezy. Oferty mogą zostać połączone.
 
14. Organizator po otrzymaniu ofert i odbyciu konsultacji wybierze te oferty, których realizacja zostanie przez niego wsparta finansowo organizacyjnie bądź technicznie.
 
15. Wybór ofert nastąpi najpóźniej do 5 czerwca 2017 r. (poniedziałek). Po tym terminie każdy Partner zostanie poinformowany indywidualnie drogą mailową lub telefoniczną o decyzji Organizatora.
 
16. Partnerzy zaproszeni do udziału w 14. Nocy Kulturalnej są zobowiązani do ustalenia, we współpracy z Organizatorem, ostatecznej wersji i kształtu projektu.
 
Dofinansowanie
 
17. Podstawowe środki finansowe przeznaczone na dofinansowanie imprez 14. Nocy Kulturalnej to wpływy ze sprzedaży karnetów podczas poprzedniej edycji. Propozycje miejskich instytucji kultury będą miały szansę na osobne dofinansowanie z Urzędu Miasta Częstochowy – decyzje w tej kwestii podejmie Wydział Kultury, Promocji i Sportu;
 
18. Maksymalna wnioskowana kwota pojedynczego projektu dofinansowanego ze środków Ośrodka Promocji Kultury „Gaude Mater” to 3.500 zł brutto.
 
19. Po wybraniu i zatwierdzeniu oferty, Organizator i Partner zobowiązani są zawrzeć umowę regulującą wzajemne prawa i obowiązki obu stron.
 
20. W przypadku ofert realizowanych przez kilku Partnerów, należy wskazać jednego Partnera Głównego, który podpisze umowę z Organizatorem i będzie reprezentował pozostałych.
 
21. Po zakończeniu 14. Nocy Kulturalnej wnioskodawca wystawia Ośrodkowi Promocji Kultury „Gaude Mater” rachunek na przyznaną kwotę. Do rachunku należy dołączyć zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione koszty według tabeli załączonej do umowy.
 
Zakres działań i obowiązków Partnera (podmiot zgłaszający ofertę)
 
22. Na zasadach określonych niniejszym regulaminie Partner odpowiada za przygotowanie i przeprowadzenie swojego projektu, który znajdzie się w programie 14. Nocy Kulturalnej.
 
23. Partner ma obowiązek wyznaczyć osobę odpowiedzialną za projekt, która będzie pozostawać w stałym kontakcie z przedstawicielami Organizatora we wszelkich kwestiach dotyczących projektu przed Nocą Kulturalną, w czasie jej trwania, a także – jeśli będą wymagały tego osobne ustalenia – po zakończeniu Nocy Kulturalnej.
 
24. Osoba odpowiedzialna za projekt ma także obowiązek stałego kontaktowania się ze służbami porządkowymi i medycznymi podczas Nocy Kulturalnej.
 
25. Organizator do 5 czerwca 2017 r. winien uzyskać zatwierdzenie ostatecznego kształtu oferty i zawartego w niej projektu.
 
26. Zatwierdzony do 5 czerwca 2017 r. kształt wydarzenia jest wiążący. W wypadku zmian zgłoszonych przez Partnera po upływie tego terminu Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia wydarzenia z programu 14. Nocy Kulturalnej w Częstochowie i wyciągnięcia od Partnera konsekwencji zawartych w umowie , o której mowa w pkt. 19.
 
27. Partner realizujący projekt plenerowy powinien uwzględnić bezpieczny i niezakłócony przebieg projektu w przypadku wystąpienia złych lub niekorzystnych warunków atmosferycznych. Sposób zabezpieczenia realizacji takiego projektu podlega ocenie Organizatora.
 
28. Partner zgadza się na rejestrację przebiegu projektu (foto, audio, video) przez osoby upoważnione przez Organizatora oraz dowolne i nieograniczone wykorzystywanie zarejestrowanych materiałów do celów promocyjnych i organizacyjnych 14. Nocy Kulturalnej w Częstochowie i Organizatora. Powyższe kwestie zostaną szczegółowo uregulowane w odrębnej umowie, o której mowa w pkt. 19.
 
29. Partner zapewni pomoc i odpowiednie warunki osobie wyznaczonej przez Organizatora do sprawdzania karnetów.
 
30. Partner ponosi pełną odpowiedzialność za szkody powstałe w związku ze zorganizowanym przez niego projektem na zasadach ogólnych, w tym za wszelkie szkody osobowe.
 
31. Organizator dopuszcza finansowanie projektu Partnera z innych źródeł, jednak każdorazowo musi być ono zaakceptowane przez Organizatora. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku przez Partnera, Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia projektu z programu 14. Nocy Kulturalnej. Zakres działań promocyjnych na rzecz ewentualnych sponsorów i darczyńców oraz możliwość ich doboru przez Partnera do projektu muszą zostać ustalone z Organizatorem najpóźniej do 5 czerwca 2017 r., niezależnie od typu współpracy – finansowej czy barterowej. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku przez Partnera, Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia projektu z programu 14. Nocy Kulturalnej.
 
32. Partner, któremu zostanie przyznane dofinansowanie, może otrzymać karnety Nocy Kulturalnej do sprzedaży (zapis ten zostanie zamieszczony w umowie). Warunkiem koniecznym do prowadzenia sprzedaży karnetów jest posiadanie kasy fiskalnej.
 
Zakres działań Organizatora (Ośrodek Promocji Kultury „Gaude Mater”)
 
33. Organizator ustala i zatwierdza wybór ofert, ich ostateczny kształt oraz zatwierdza program 14. Nocy Kulturalnej w Częstochowie, na który składają się projekty przygotowane przez Partnerów.
 
34. Organizator odpowiada za koordynowanie programu.
 
35. Organizator ma prawo do produkcji własnych projektów w ramach 14. Nocy Kulturalnej w Częstochowie.
 
46. Organizator prowadzi promocję całego wydarzenia, jakim jest 14. Noc Kulturalna w Częstochowie.
 
37. Organizator uzyskuje pozwolenia i decyzje konieczne dla zorganizowania projektu.
 
38. Organizator może zapewnić wsparcie finansowe wybranych projektów.
 
39. Organizator może zapewnić obsługę techniczną wybranych projektów.
 
40. Organizator zapewnia pomoc wolontariuszy do organizacji 14. Nocy Kulturalnej w Częstochowie.
 
41. Organizator nie ma obowiązku zapewnienia pomocy wolontariuszy na potrzeby poszczególnych projektów, jednak takie zapotrzebowanie może zostać zgłoszone przez Organizatora najpóźniej do 5 czerwca 2017 r.
 
42. Organizator wyznacza osoby, które przez cały czas trwania poszczególnych imprez będą wpuszczać jej uczestników na podstawie ważnego karnetu.
 
43. W gestii Organizatora leżą działania promocyjne oraz pozyskiwanie funduszy zewnętrznych na rzecz 14. Nocy Kulturalnej w Częstochowie.
 
44. Organizator odpowiedzialny jest za sprzedaż karnetów oraz zabezpieczenie wpływów z ich sprzedaży na dofinansowanie imprez w ramach 14. Nocy Kulturalnej w 2018 r.
 
Postanowienie końcowe
 
45. Złożenie oferty przez Partnera jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
 
46. Partner składając ofertę, wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych dla celów organizacyjnych 14. Nocy Kulturalnej w Częstochowie i kolejnych edycji projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U.Nr 101 z 2002 r., poz. 926 z późn. zm.).
 
47. Niniejszy regulamin umieszczony jest na stronach internetowych Koordynatora z dniem 01.03.2017 r.